امروزه با توجه به تجمع اطلاعات و همچنین تنوع نیاز های كاربران، استفاده از پورتال در فضای اینترنت و اینترانت بسیار فراگیر شده است . وظیفه یک پورتال، توانائی بخشیدن به کاربران خود در ابعاد گوناگون کار و زندگی است. ارائه اطلاعات در زمینه‌های مختلف و ایجاد ارتباط الکترونیکی با تولیدکنندگان اطلاعات و یا دارندگان آن در حوزه‌های مختلف از جمله صنعت، آموزش و ... به همراه ایجاد بستری مناسب برای انجام عملیات مورد نیاز کاربران، هدف اصلی یك پورتال می‎باشد. به بیان دیگر پورتال، "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر از طریق امکانات آن می‎تواند تمامی نیازهای خود را برآورده نماید.

استفاده از انواع پورتال‎ها می‎تواند سبب ایجاد مزیت رقابتی در میان سازمان‎ها و نهادهایی گردد كه سعی می‎نمایند خود را پیشرو معرفی نموده و با بهره‎گیری از امكانات آن مسیر راحت‎تر و بهتری در رسیدن به اهداف خود را طی نمایند.

برای راه‎اندازی پورتال جایزه ملی بهره‎وری و تعالی سازمانی، سیستم دبیرخانه الكترونیكی جایزه 87 (ششمين همايش تعالی سازمانی) طراحی گردیده و با نمایش و اطلاع‎رسانی كلیه موارد مربوط به این رویداد از یكسو و ایجاد تعامل الكترونیكی با مخاطبان از سوی دیگر سعی بر اثربخش‎ نمودن این پورتال می‎گردد. برخی از بخش‎های مهم پورتال عبارتند از: 

1- معرفی انواع مدل‎ها و سطوح تعالی

در این بخش مدل‎های مختلف ارزیابی و سطوح تعالی معرفی شده و اطلاعات لازم در خصوص هر یك نمایش داده می‎شود. همچنین متقاضیان مربوط به هر یك و در نهایت برندگان هر بخش جایزه ملی 87، مشخص می‎گردند. 

2- راهنمایی متقاضیان

به منظور پاسخگویی الكترونیكی به سؤالات متقاضیان و راهنمایی آنها در دستیابی به بخش‎های مختلف پورتال، سه بخش سؤالات متداول (FAQ)‌، نقشه سایت (Site Map) و راهنمای برخط كاربران (Online Help) طراحی می‎گردد.

در بخش سؤالات متداول، سؤالاتی كه بیشتر مد نظر كاربران می‎باشد به همراه پاسخ هر یك نمایش داده می‎شود. همچنین در صورت وجود سؤال جدید، كاربران می‎توانند آن را برای مدیر پورتال ارسال نمایند.

در بخش نقشه سایت كلیه قسمت‎ها و بخش‎های پورتال در یك صفحه به طور كامل نمایش داده شده و لینك‎هایی برای رسیدن به هر بخش تعبیه می‎گردند.

در بخش راهنمای برخط كاربران كه از ملزومات دبیرخانه الكترونیكی می‎باشد، كلیه سؤالات كاربران پیگیری شده و پاسخ هر یك برای كاربران ارسال می‎گردد. همچنین در صورت تشخیص متداول بودن آن، سؤال و پاسخ مربوطه به بخش اول نیز افزوده می‎شود. سعی می‎گردد تا پاسخگویی‎ها در كمتر از 8 ساعت انجام پذیرد.

3- دعوت از كلیه مخاطبان با راهكارهای الكترونیكی

با همكاری دبیرخانه جایزه ملی سعی می‎گردد آدرس پست الكترونیكی كلیه مخاطبان سمینار تهیه گردد. شركت كنندگان سال‎های قبل، كارشناسان كیفیت سازمان‎ها، اساتید، صاحبنظران و كلیه علاقمندان به این همایش، از جمله مخاطبانی هستند كه با تهیه نامه‎های الكترونیكی و ارسال از طریق E-mail‌، از آن‎ها برای شركت در برنامه دعوت به عمل می‎آید. همچنین آدرس پست الكترونیكی آن‎ها برای اطلاع‎رسانی‎های بعدی در سیستم ذخیره می‎گردد.

4- اطلاع‎رسانی درباره آخرین اخبار و رویدادها

برخی از اخبار و رویدادهای مهم در خصوص برنامه از طریق نامه الكترونیكی (E-mail) به كلیه كاربرانی كه پست الكترونیكی آن‎ها در سیستم موجود است ارسال می‎گردد. همچنین در صفحه اول پورتال بخشی تحت عنوان "ورود پست الكترونیكی" تعبیه گردیده كه كاربران می‎توانند برای دریافت اخبار مربوطه، آدرس پست الكترونیكی خود را وارد كرده تا عضو الكترونیكی پورتال گردند.

5- ارسال خبرنامه‎ها به مخاطبان

از طریق این بخش می‎توان نسخه الكترونیكی خبرنامه مربوط به جایزه ملی و یا نشریات دیگر مورد نظر را برای كاربران پورتال كه آدرس پست الكترونیكی آن‎ها موجود است، ارسال نمود.

6- راه‎اندازی یك سیستم مدیریت مستندات مقالات و كتب الكترونیكی

به منظور مدیریت نمودن دانش موجود و نهادینه نمودن آن در میان مخاطبان سعی می‎گردد تا مقالات، كتب الكترونیكی گزارش‎های تحقیقاتی را درقالب یك سیستم مدیریت مستندات (DMS) ساده در سیستم ذخیره نمود. بدیهی است استفاده از این بخش در این مرحله می‎تواند برای كلیه كاربران پورتال آزاد باشد و حتی از آن‎ها نیز برای ارسال مستندات ارزشمند خود دعوت به عمل آید. با راه‎اندازی این بخش، غنای محتوایی پورتال بسیار بالا رفته و بر تعامل مخاطبان با پورتال افزوده می‎گردد.  (در حال راه اندازی)

7- نمایش بانك اطلاعاتی كلیه شركت‎كنندگان و میهمانان

برای مشخص نمودن دقیق و كامل شركت كنندگان هر بخش و نیز معرفی ارزیابان از طریق این بخش پورتال جایزه ملی، بانك اطلاعاتی ثبت نام كنندگان كلیه بخش‎ها نمایش داده می‎شود. در حقیقت یك نسخه محدود از بانك اطلاعاتی اصلی در قالب یك فرمت خاص در اینجا نمایش داده می‎شود كه صرفاً جنبه اطلاع‎رسانی و معرفی دارد.

8- تماس با مدیران برنامه و دبیرخانه

به منظور معرفی مدیران هر برنامه و بخش‎های مختلف دبیرخانه جایزه ملی سعی می‎گردد تا ضمن معرفی افراد، آدرس‎های تماس مربوطه و پست الكترونیكی مخصوص هر بخش نمایش داده شود تا مخاطبان برای برقراری ارتباط از سریع‎ترین كانال ارتباطی مورد نظر خود اقدام نمایند.

9- نمایش مجموعه تصاویری از همایش‎های قبلی

در این بخش مجموعه تصاویری از جایزه ملی سال‎های قبل تهیه می‎گردد و با بهره‎گیری از امكانات پورتال این تصاویر به صورت پشت سرهم در یك جایگاه ویژه تعبیه شده، نمایش داده می‎شوند كه این موضوع بر جذابیت گرافیكی پورتال می‎افزاید.

10- نمایش تقویم روزانه رویدادهای مرتبط 

كلیه برنامه‎ها و رویدادها تا روز برگزاری برنامه به تفكیك تاریخ‎های هریك نمایش داده می‎شوند. این بخش در برنامه‎ریزی و آگاهی از تاریخ‎های مهم به مخاطبان كمك فراوانی می‎كند.

11- برقراری پیوند به پورتال‎ها و وب‎سایت‎های مرتبط

در این بخش سعی می‎گردد به وب‎سایت‎های مرتبط با جایزه ملی اعم از همكاران، مراكز علمی و تحقیقاتی، شركت كنندگان و حامیان پیوند برقرار گردد. همچنین از آن‎ها نیز برای برقراری پیوند به پورتال جایزه ملی درخواست می‎گردد.

12- ثبت نام الكترونیكی از متقاضیان

برای پویایی هر بیشتر برنامه و فعال نمودن بخش الكترونیكی همایش كلیه كاربران قادر به ثبت نام در برنامه‎های تعیین شده خواهند بود.

در این خصوص بخشی برای انواع مختلف ثبت نام‎ در برنامه‎ها درنظر گرفته می‎شود. در این بخش كاربران می‎توانند نسخه Word‌یا PDF فرم‎ها ثبت نام را بارگیری (Download) نموده و پس از تكمیل آن را از طریق پست الكترونیكی یا نمابر برای دبیرخانه ارسال نمایند.

همچنین كاربران قادر خواهند بود تا در صورت تمایل نسخه الكترونیكی برخط همین فرم‎ها (Online e-Form) را پر نمایند. در این حالت اطلاعات آن‎ها به طور مستقیم در اختیار مسئولین تعیین شده برای هر بخش قرار گرفته و آن‎ها نیز می‎توانند به صورت برخط اطلاعات تكمیل شده مخاطبان را بررسی نمایند.

13- ارائه خدمات الكترونیكی مرتبط با دبیرخانه و روابط عمومی

كلیه بخش‎های قبلی به منظور راه‎اندازی این بخش طراحی گردیده‎اند. لذا سعی می‎گردد با كنار هم چیدن و مدیریت مؤثر آن‎ها و تعامل برقرار شده با كاربران، دبیرخانه الكترونیكی جایزه ملی 87 را به بهترین نحو ممكن راه‎اندازی نمود.

14- مقالات

این قسمت شامل اطلاعات و مقالات موجود در سایت می‎باشد با این تفاوت که بخشی از اطلاعات به صورت خلاصه قرار گرفته و برای خواندن متن کامل باید آن مقاله را انتخاب کرد. همچنین مستندات محدود به زمان بوده و بعد از مدت در نظر گرفته شده به صورت اتوماتیک به بخش آرشیو منتقل می‎شود.

15- تالارهای گفتگو

در این بخش كاربران می‎توانند به تبادل افکار و نظرات پرداهته و درباره موضوعات مورد نظر به بحث بپردازند. 

در فرصتهای آتی بخشهای ديگر اين پورتال معرفي و در خصوص آنها اطلاع رسانی صورت می گيرد. منتظر دريافت نظرات و پيشنهادات شما هستيم. 

عليرضا ماهيـار - مدير پورتال جايزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی