سطح تندیس

مقدمه

  متقاضیانی كه مدل تعالی سازمانی را بطور كامل بكار گرفته و طی دوره عملكرد حداقل 3 سال اخیر، بهبود مستمر را در فعالیت‌های خود نشان داده‌اند،‌ به شرط کسب حد نصاب تعیین شده كه مشروح آن در ادامه می‌آید، به تندیس‌های بلورین، سیمین و زرین دست خواهند یافت. متقاضیان این سطح باید اظهارنامه سازمان را طبق قالب تعریف شده برای تندیس در موعد مقرر كه در برنامه زمانی هر دوره اعلام می‌شود، به دبیرخانه جایزه ارسال کنند، پس از ارزیابی  انفرادی و تیمی اظهارنامه، ارزیابی در محل توسط ارزیابان اعزامی دبیرخانه جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی انجام خواهد شد و در صورت كسب حد نصاب‌های تعیین شده، سازمان متقاضی، متناسب با امتیاز كسب شده، موفق به دریافت یكی از سطوح تندیس خواهد شد.

ویژگی‌های عمومی متقاضیان سطح تندیس

  سازمان‌های متقاضی دریافت "تندیس"، باید ویژگی‌های زیر را دارا باشند: 

1.       تعیین یكی از مدیران ارشد به عنوان مدیر تعالی سازمانی

2.         فرآیند خود ارزیابی در سازمان بطور سیستماتیك نهادینه شده و در زمان ارسال اظهارنامه، از آخرین خود ارزیابی بیش از یك سال نگذشته باشد.

3.       تدوین، توسعه، اولویت‌بندی و جاری‌سازی برنامه‌های بهبود، مبتنی بر نتایج حاصل از خود ارزیابی

4.       اثبات روند بهبود قابل ملاحظه حداقل طی سه سال اخیر

5.         تعادل بین امتیاز توانمندسازها و نتایج؛ اختلاف امتیاز توانمندسازها و امتیاز نتایج نباید از 10% امتیاز كل بیشتر باشد.

6.         هر یك از هشت مفهوم بنیادین در سازمان دارای مصادیق بارز و آشكار باشد و انعكاس منفی بارز و آشكار از عملكرد سازمان متقاضی در اذهان ذینفعان مشهود نباشد.

7.         حصول سازمان به مرحله‌ای كه از طریق بهینه‌كاوی بیرونی، اعم از فرآیندها و شاخص‌های عملكردی، در صدد كسب بهبود باشد.

8.         جهت دستیابی به تندیس بلورین، سازمان متقاضی باید در غالب شاخص‌ها با بهترین سازمان‌ها در كلاس خود قابل مقایسه باشد.

9.         جهت دستیابی به تندیس سیمین، سازمان متقاضی باید در غالب شاخص‌ها با سازمان‌های در كلاس جهانی قابل مقایسه باشد.

10.     جهت دستیابی به تندیس زرین، سازمان متقاضی علاوه بر قابل مقایسه بودن با سازمان‌های در كلاس جهانی، باید نقش الگو داشته و بتواند در بسیاری از زمینه‌ها توسط دیگر سازمان‌ها مورد الگوبرداری قرار گیرد.

11.     امتیاز معیارهای فرآیندها، نتایج مشتری و نتایج كلیدی عملكرد برای دستیابی به تندیس‌های بلورین و سیمین باید در بازه 41 تا 50 درصد، یا بیش از آن و برای دستیابی به تندیس زرین در بازه 51 تا 60 درصد، یا بیش از آن باشد.

تذكر مهم:

سازمان‌هایی كه برای نخستین بار در فرآیند جایزه ملّی حضور می‌یابند، یا در دوره‌های قبل شركت كرده‌اند ولی موفق به دستیابی به هیچ یك از سطوح تعالی نشده‌اند، توصیه می‌شود كه برای یكی از سطوح گواهی تعهد به تعالی یا تقدیرنامه برای تعالی شركت كنند. در صورتی كه این سازمان‌ها علاقمند به حضور در سطح تندیس‌ها باشند، ضروری است گزارشی در حداكثر 6 صفحه كه در برگیرنده اطلاعاتی در ارتباط با فرآیند آموزش‌های مرتبط با تعالی سازمانی، اجرای فرآیند خود ارزیابی، استخراج، اولویت‌بندی و اجرای برنامه‌های بهبود است، تهیه و حداكثر تا دو ماه قبل از آخرین مهلت تحویل اظهارنامه، آن را به دبیرخانه تحویل دهند.

حد نصاب دستیابی به تندیس‌ها

1.       تنها یك متقاضی كه حائز بیشترین امتیاز از بین متقاضیان باشد، مشروط بر اینكه امتیاز كسب شده بیشتر از 650 باشد، برنده تندیس زرّین خواهد بود. برنده تندیس زرین، برای مدت 3 سال از شركت مجدد در فرآیند اعطای جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی منع می‌شود تا برای سایر متقاضیان فرصت رقابت بیشتری فراهم شود.

2.         متقاضیانی كه امتیاز كسب شده آنها بیش از 550 باشد، برنده تندیس سیمین خواهند بود.

3.         متقاضیانی كه امتیاز كسب شده آنها بیش از 450 باشد، برنده تندیس بلورین خواهند بود. 

4.         متقاضیانی كه به حد نصاب تندیس‌ها دست نیابند، در صورتی كه شرایط دریافت "تقدیرنامه برای تعالی" و "گواهی تعهد به تعالی" را احراز كنند، در صورت تمایل، تقدیرنامه یا گواهی نامه به آنها اعطا خواهد شد.

5.       برترین سازمان‌های شركت‌كننده در فرآیند اعطای جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی كه دستاوردهای شاخصی در بعضی زمینه‌های مرتبط با مدل تعالی سازمانی داشته باشند، ‌جهت الگوبرداری سایرین، انجام فرآیند بهینه‌كاوی و استفاده از بهترین تجارب، به انتخاب كمیته داوران در مراسم اعطاء جوایز، معرفی خواهند شد.

زمانبندی شركت در فرآیند كسب تندیس‌ها

استفاده از نشان‌های سطح تندیس

سازمان‌هایی كه موفق به دریافت هر یك از تندیس‌ها می‌شوند، می‌توانند با ذكر سال دریافت تندیس، ‌به مدت 3 سال از نشان آن در تبلیغات خود استفاده نمایند.

شكل ‏8‑1 : نشان تندیس‌ها

فرآیند تقاضا

سازمان‌های متقاضی دریافت تندیس‌ها باید ابتدا ”فرم درخواست تندیس‌ها“ (پیوست شماره 1) را در زمان مقرر تهیه و به دبیرخانه جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی ارسال دارند و سپس به تهیه اظهارنامه خود در قالب تعیین شده بپردازند و حداكثر تا زمان اعلام شده از سوی دبیرخانه جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی، اظهارنامه خود را در نسخ تعیین شده به این دبیرخانه ارسال كنند.

چگونگی ارائه اظهارنامه

الف ) سازمان‌های بزرگ

تمامی سازمان‌های بزرگ متقاضی باید 8 نسخه اظهارنامه كه به صورت فنری مجلد شده است (لطفاً با چسب صحافی نشود) را تهیه و به همراه یك CD حاوی فایل كامپیوتری تایپ اظهارنامه به دبیرخانه ارسال كنند.

ب ) سازمان‌های كوچك و متوسط 

تمامی سازمان‌های کوچک و متوسط متقاضی باید 5 نسخه اظهارنامه كه به صورت فنری مجلد شده است (لطفاً با چسب صحافی نشود) را تهیه و به همراه یك CD حاوی فایل كامپیوتری تایپ اظهارنامه به دبیرخانه ارسال كنند.

اظهارنامه برای درخواست تندیس

برای شركت در فرآیند كسب تندیس‌ها لازم است تا اظهارنامه‌ای كه بیانگر وضعیت سازمان در قبال هر یك از معیارهای مدل تعالی سازمانی می‌باشد، تدوین شده و ارائه شود.

این اظهارنامه حداكثر 100 صفحه A4 یك رو برای سازمان‌های بزرگ و 75 صفحه برای سازمان‌های كوچك و متوسط است كه مشخصات ظاهری این اظهارنامه باید به شرح ذیل باشد:

اظهارنامه باید 5 بخش ذیل را در برداشته باشد:

·            تصویر فرم تكمیل شده درخواست تندیس

لازم است تا در اولین صفحه اظهارنامه تصویری از فرم درخواست برای تندیس‌ها كه امضای بالاترین مقام رسمی سازمان را دارد، قرار گیرد. این امضاء مشخص می‌كند كه تمامی نیازمندی‌ها و مقررات عمومی و الزامات رعایت شده است و تعهدات لازم توسط سازمان به اجرا در خواهد آمد.

·          فهرست مطالب

·          كلیات و مشخصات سازمان

كلیات شامل مقدمه‌ای از وضعیت سازمان و فعالیت آن بوده و برای مثال می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:

-          تاریخچه

-          نمودار سازمانی

-          خدمات و محصولات اصلی

-          ارزش‌ها و اهداف اصلی

-          مشتریان و تأمین‌كنندگان اصلی

-          ابتكارهای كیفی یا شبیه آن

-          چگونگی همكاری‌های تجاری

-          تكنولوژی و مواد اولیه

-          شرایط عمومی محیط كسب و كار

-          شرایط محیطی قانونی

·          توضیحی از هر یك از اجزاء معیارهای مدل و بیان فعالیت‌ها و عملكرد سازمان (همچنان كه در بخش 2  فصل 6 ذكر شد)

·          تعریف واژه‌های خاص

یك صفحه شامل تعریف واژه‌های خاص بكار رفته در متن اظهارنامه

.

حداقل اندازه حروف			حداقل فاصله ها (cm)
عناوین اصلی	14		فاصله خطوط متن و جدول ها		0.9
عناوین فرعی	13		حاشیه ها	سمت راست	3.5
متن	11			سمت چپ	2.5
جدول ها	10			بالا	2.5
				پائین	1.2
فونت	Lotus, Nazanin, Roya
نرم افزار	Microsoft Word 2003 , 2007

                                                  جدول6-1 : فرمت اظهارنامه 

 یادآوری مهم:  لازم به ذكر است كه  به منظور رعایت شرایط یکسان برای کلیه متقاضیان ، در صورتی که در اظهار نامه ارسالی ضوابط اعلام شده لحاظ نشده باشد ، دبیر خانه جایزه به منظور رفع مغایرت ها ، اظهار نامه را مرجوع خواهد کرد. 

چگونگی انجام ارزیابی

اظهارنامه سازمان متقاضی توسط تیم ارزیابان، ارزیابی می‌شود. برای اطمینان از همگونی امتیازاتی كه توسط این ارزیابان داده می‌شود، تمامی این ارزیابان تحت آموزش‌های جمعی قرار می‌گیرند. اظهارنامه‌ها بر اساس نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود ارزیابی شده و امتیازی تا سقف 1000 بر اساس مدل تعالی سازمانی و جدول امتیاز دهی كسب می‌كنند. (جزئیات در فصل‌های 3 و 4 ارائه شده است.)

  سپس تیم ارزیابان،‌ ارزیابی از محل را انجام داده و ابهامات موجود در اظهارنامه را رفع و پاسخ سؤالات خود را از سازمان دریافت می‌كنند. متعاقب آن، با تشكیل جلسه اجماع و قطعیت نظر تیم ارزیابی، امتیاز تیم ارزیابی تعیین و مراتب به دبیرخانه اعلام می‌شود. كمیته داوری تصمیم نهایی را در خصوص سطح تعالی سازمان مذكور و دستیابی به تندیس بلورین، سیمین یا زرین اتخاذ خواهد كرد. تصمیم نهایی در مورد امتیاز و نتیجه حاصل از ارزیابی پس از طی مراحل مربوطه، توسط دبیرخانه به اطلاع سازمان متقاضی خواهد رسید.

 گزارش بازخور

در پایان فرآیند ارزیابی و بر اساس ارزیابی‌های انجام شده، گزارش بازخور توسط تیم ارزیابی از سوی دبیرخانه برای متقاضیان ارسال می‌شود. در صورت درخواست متقاضی، دبیرخانه جایزه همچنین می‌تواند جلسه‌ای را برای بحث بین سازمان متقاضی و تیم ارزیابی تنها جهت تفهیم و تبیین گزارش، هماهنگ نماید.

هدف از این امر اطمینان از دریافت گزارش معتبر و قابل استفاده توسط سازمان‌های متقاضی بوده و سازمان‌ها هیچ گونه حقی برای اعتراض به میزان امتیاز و سطح تعالی شناخته شده برای خود ندارند.

 تعهدات برندگان جایزه

برندگان تندیس‌ها، به عنوان سازمان‌های الگو در سطح ملّی شناخته شده و در دوره‌های بعدی در ارائه روش‌های موفق خود به سایر متقاضیان با سازمان مجری طرح همكاری می‌نمایند. این همكاری در قالب برگزاری بازدیدهای گروهی برنامه‌ریزی شده و سمینارها و كارگاه‌های مرتبط انجام می‌پذیرد.

  توجه: برای كسب اطلاعات تكمیلی شامل "عدم افشا و محرمانه تلقی شدن مدارك"، "حق عدم پذیرش متقاضیان از سوی دبیرخانه"، "تجدید نظرخواهی"، "مرجع رسمی پاسخگویی به سؤالات و تقاضاها"، "هزینه‌های فرآیند ارزیابی" و "دبیرخانه جایزه"، "مقررات عمومی" مطالعه شود.