ارزیابان

 مقدمه

به منظور اجرای فرآیند ارزیابی شرکت‌های متقاضی جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی، دبیرخانه این جایزه نیازمند استفاده از ارزیابانی است که دانش و تجربه کافی در مورد مدل‌های تعالی سازمانی به ویژه مدل تعالی سازمانی بنیاد مدیریت کیفیت اروپا (EFQM) داشته باشند. بر این اساس دبیرخانه جایزه برای فرایند انتخاب ارزیابان رویه‌ای به شرح ذیل را اعلام می‌دارد.

شرایط ارزیابان

متقاضیان همکاری به عنوان ارزیاب جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی می‌بایست دارای صلاحیت‌ها و مهارت‌های ذیل باشند:

1.       تحصیلات دانشگاهی (حداقل در سطح کارشناسی)

2.       حسن شهرت

3.       مهارت‌های ارتباطی

4.       دانش و مهارت‌های مدیریتی، تحلیل‌گری و ارزیابی 

5.       سابقه شغلی در حوزه‌های مدیریتی

6.       توانایی دستیابی به ضرب‌الاجل‌های زمانی بسیار جدی

7.       اختصاص وقت کافی بر اساس رویه‌های دبیرخانه

8.       طی کردن دوره‌های تخصصی

نحوه درخواست و رویه انتخاب

 متقاضیان همکاری به عنوان ارزیاب، با طی مراحل زیر می‌توانند در فرآیند ارزیابی متقاضیان جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی حضور پیدا کنند:

1.       تکمیل فرم ثبت‌نام و رزومه همكاری متقاضیان همکاری به عنوان ارزیاب در فرآیند انتخاب ارزیابان در سال 1389 و ارسال آن برای دبیرخانه از طریق ثبت نام الکترونیکی در سایت جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی

2.       ارسال مدارک آموزشی دوره‌های مرتبط گذرانده شده به همراه رزومه ارسالی

قابل ذکر است که دبیرخانه جایزه، اولویت انتخاب را با ارزیابانی می‌داند که از سازمان‌های خود برای این فرآیند معرفی شوند.

دوره‌های آموزشی

دبیرخانه جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی حضور متقاضیان همکاری به عنوان ارزیاب را در فرآیند ارزیابی شرکت‌های متقاضی منوط به طی کارگاه آموزشی تربیت ارزیاب ویژه جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی - مرحله اول ارزیابی می‌داند. پیش نیاز شرکت در این دوره گذراندن کارگاه آموزشی عمومی تربیت ارزیاب می‌باشد.

مرحله اول ارزیابی ویژه ارزیابان:

 این دوره آموزشی جهت بالا بردن توانمندی ارزیابان جایزه ملّی و بر اساس رویه بنیاد مدیریت کیفیت اروپا در انتخاب ارزیاب، طراحی و تدوین شده است. این مرحله شامل ارزیابی کامل یک اظهارنامه منتخب و برگزاری یک دوره 2 روزه شامل بررسی ارزیابی‌های انفرادی به همراه ارائه مباحث آموزشی خاص می‌باشد و متقاضیان همکاری پس از تایید نهایی مدرسین این دوره می‌توانند به عنوان ارزیاب با دبیرخانه جایزه همکاری داشته باشند.   

وظایف ارزیابان

ارزیابان ارشد:

از میان ارزیابان جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی تعدادی به عنوان ارزیاب ارشد انتخاب شده که مسئولیت هدایت و هماهنگی هر یک از تیم‌های ارزیابی را برعهده دارند. اهم وظایف ارزیابان ارشد به شرح زیر است: 

1.       ایجاد هماهنگی‌های لازم در ارزیابی اظهارنامه متقاضیان و هدایت تیم ارزیابی

2.       زمان‌بندی اجرای فعالیت‌های تیم ارزیابی با توجه به زمان‌های اعلام شده از سوی دبیرخانه

3.       برگزاری جلسات اجماع ارزیابان

4.       برنامه‌ریزی بازدید از محل

5.       تدوین گزارشات اولیه و نهایی ارزیابی

6.       ارائه راهنمایی‌های لازم به ارزیابان

7.       انتقال مشکلات احتمالی اجرای ارزیابی به دبیرخانه

8.       شرکت در جلسات هماهنگ شده از سوی دبیرخانه و ارائه اطلاعات و داده‌های مورد نیاز

9.       رعایت آیین‌نامه‌ها و برنامه زمانی اعلام شده از سوی دبیرخانه جایزه

10.   کلیه وظایف ارزیابان و تیم‌های ارزیابی که در قسمت بعد توضیح داده شده است.

ارزیابان:
کمیته هماهنگی ارزیابان با توجه به ویژگی‌های ارزیابان تأیید صلاحیت شده، تیم‌های ارزیابی را تشکیل می‌دهد. اهم وظایف ارزیابان به شرح زیر است: 

1.       ارزیابی اظهارنامه‌های متقاضیان و استخراج نقاط قوت، زمینه‌های قابل بهبود، امتیاز و مواردی که در بازدید از محل باید مورد بررسی قرار گیرد.

2.       انجام بازدید از محل و بررسی صحت و سقم ادعاهای متقاضیان

3.       اتفاق نظر در خصوص وضعیت ارزیابی اظهارنامه‌ها و بازدید از محل

4.       حفظ اسرار و اطلاعات شرکت‌های متقاضی

5.       رعایت آیین‌نامه‌های ارزیابی که از سوی دبیرخانه اعلام می‌شود.

تعهدات ارزیابان

ارزیابان متعهد به رعایت موارد زیر هستند:

1.       رعایت آیین‌نامه‌ها و رویه‌ها و برنامه زمانی اعلام شده از سوی دبیرخانه

2.       امضاء سوگندنامه ارزیابان و توافقنامه رازداری

3.       تعهد به رعایت نکات اخلاقی بر اساس رویه‌های دبیرخانه

جلب موافقت سازمان متبوع برای مأمور شدن

ارزیابان موظف هستند با توجه به برنامه‌زمانی هر دوره جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی و با تعهد به اختصاص وقت کافی در فرآیند ارزیابی، نظر موافق سازمان متبوع خود را برای مأمور شدن و اختصاص وقت کافی در فرآیند ارزیابی جلب کنند. در این زمینه دبیرخانه جایزه در صورت لزوم و نیاز ارزیابان، با سازمان‌های متبوع آنان مکاتبه خواهد نمود.

نحوه تخصیص ارزیابان

تخصیص ارزیابان برای فرآیند ارزیابی متقاضیان جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی بر اساس نظر کمیته هماهنگی و نظارت بر فرآیند ارزیابی (کمیته هماهنگی ارزیابی) و بر اساس رویه‌ها و فرآیندهای دبیرخانه صورت خواهد گرفت و قابل تغییر نیست.

تعهدات دبیرخانه

دبیرخانه جایزه تعهد می‌نماید در پایان فرآیند ارزیابی متقاضیان جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی و موفقیت ارزیابان در این فرآیند نسبت به تعهدات زیر اقدام نماید: 

1.       صدور گواهی‌نامه برای ارزیابان به عنوان ارزیاب جایزه ملّی

2.       اعلام عمومی اسامی ارزیابان از طریق سایت اینترنتی و انتشارات دبیرخانه برای معرفی این افراد به سازمان‌ها

فرآیند انتخاب

 به منظور اجرای فرایند ارزیابی در برنامه تدوین شده در هر سال، دبیرخانه جایزه ملّی در ابتدای اردیبهشت ماه هر سال  با اعلام فراخوان ارزیابان به صورت گسترده و از طریق روزنامه‌های كثیرالانتشار، فكس، پست الكترونیك و نیز سایت جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی (www.IRANAWARD.org )  از متقاضیان همكاری به عنوان ارزیاب درخواست می‌كند تا رزومه علمی و كاری خود را در قالب تعیین شده از سوی دبیرخانه جایزه، ارسال نمایند.  پس از بررسی‌های اولیه دبیرخانه بر اساس رزومه و دوره‌های طی شده توسط متقاضیان، متقاضیانی كه دوره تربیت ارزیاب عمومی را گذرانده و گواهی‌نامه آن را برای دبیرخانه جایزه ارسال كرده‌اند، برای شركت در كارگاه آموزشی تربیت ارزیاب ویژه جایزه ملّی به واحد آموزش دبیرخانه جایزه معرفی می‌شوند. انتخاب متقاضیان شركت كننده، بر اساس معیارهای مشخصی است كه مدرسین دوره با امتیازدهی به این معیارها، نمره نهایی هر ارزیاب را تعیین می‌كنند و در نهایت بر اساس امتیاز كسب شده توسط آنها، متقاضیان برای ارزیابی دعوت به همكاری می‌شوند.

این معیارها عبارتند از:

·          مهارت‌ها و تجربیات مرتبط

·          کار قبل از دوره (شامل ارزیابی یك اظهارنامه واقعی)

·          مشارکت در کارهای گروهی

·          نتیجه آزمون‌ها

·          مشاهدات از رفتار فردی و حرفه‌ای

·          سن و تجربه مدیریتی

 بر اساس این معیارها وضعیت هر متقاضی مشخص شده و  شرکت‌کنندگان به رده های "ممتاز"،  "قبول"، "قابل ارتقاء" و "كمتر از حدنصاب"، تفکیک می‌شوند.

فرآیند انتخاب ارزیابان و ساماندهی تیم‌های ارزیابی

به منظور انتخاب ارزیابان نهایی و تشكیل تیم‌های فرآیند جایزه ملی در اول آبان ماه هر سال، دبیرخانه جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی اقدام به برگزاری جلسه ای با حضور اعضای كمیته هماهنگی ارزیابی كه توسط كمیته علمی انتخاب می‌شوند، می‌كند. از وظایف این كمیته می‌توان به تعیین ارزیابان ارشد و تركیب تیم‌های ارزیابی، نظارت مستمر بر روند ارزیابی تیم‌های ارزیابی و انجام هماهنگی‌های لازم،  تخصیص اظهارنامه به تیم‌های ارزیابی و تغییر زمانبندی و یا نحوه انجام فعالیت‌ها  اشاره نمود.

 این كمیته پس از بررسی‌های انجام شده بر روی رزومه‌های ارزیابان سال قبل و معیارهای مشخص و همچنین نتیجه آزمون و مصاحبه افراد جدیدی كه متقاضی همكاری با دبیرخانه بوده‌اند، اقدام به انتخاب ارزیابان می‌كند. دبیرخانه جایزه ملّی بهره‌وری به منظور انتخاب ارزیابان سال‌های قبل، اقدام به امتیازدهی آنها بر اساس معیارهای ذیل نموده است:

·          امتیاز كسب شده در كارگاه آموزشی تربیت ارزیاب ویژه جایزه ملّی (50 امتیاز)

·          سابقه همكاری به عنوان ارزیاب (برای هر سال 10 امتیاز)

·          سابقه همكاری به عنوان ارزیاب ارشد (هر سال 20 امتیاز)

·          ارزیابی دبیرخانه (25 امتیاز)

·          تخصص ویژه (مدیریت ارشد، تخصص مالی، منابع انسانی و ...) (20 امتیاز)

·          ارزیابی ارزیاب ارشد/ ارزیاب (25 امتیاز)

·          ارزیابی سازمان متقاضی (20 امتیاز)

پس از نهایی شدن امتیازات و جمع‌بندی آنها، این كمیته اقدام به اختصاص ارزیابان به سازمان‌های متقاضی می‌نماید. دبیرخانه جایزه و كمیته هماهنگی در امر تشكیل تیم‌های ارزیابی و تعیین تركیب این تیم‌ها سعی نموده است شاخص‌های مختلفی نظیر سابقه مدیریتی، وجود تخصص‌های مختلف در تیم‌ها، تعادل سنی تیم‌ها، تجربه ارزیابان و عدم وجود تضاد منافع میان ارزیابان و سازمان‌های متقاضی را در نظر داشته باشد.

پس از انتخاب ارزیابان جایزه از سوی كمیته هماهنگی ارزیابی، در نهایت تیم‌های ارزیابی در تركیب‌های 5 و 6 نفره برای متقاضیان سطح تندیس و تیم‌های 4 نفره برای متقاضیان سطح تقدیرنامه، تشكیل می‌شوند و پس از بررسی و رفع هر گونه تضاد بین ارزیابان و سازمان‌های متقاضی، دبیرخانه اقدام به توزیع اظهارنامه سازمان‌ها به ارزیابان می‌كند.

لازم به ذكر است كه برای ارزیابان، امكانات و تسهیلات مختلفی را فراهم نموده‌ایم. جهت كسب اطلاعات بیشتر به بخش كانون ارزیابان در سایت جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی مراجعه شود.

كانون ارزیابان جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی

كانون ارزیابان مركز تعالی سازمانی، با هدف ایجاد فضایی برای تعامل مؤثر و انتقال تجارب ارزیابان جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی ایجاد شده است. این كانون تشكلی حرفه‌ای است كه اعضای آن ضمن بهره‌مندی از مزایای مركز، از طریق همكاری با مركز تعالی سازمانی، از اعتبار لازم برای انجام فعالیت‌های حرفه‌ای برخوردار می‌شوند.

جهت كسب اطلاعات بیشتر به سایت جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی مراجعه شود.

عضویت

شرایط عضویت:

·          سابقه ارزیابی در حداقل دو دوره جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی

·          عملكرد موفق بر اساس ارزشیابی‌های انجام شده در فرآیند ارزیابی جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی و آشنایی و تسلط بر مدل تعالی سازمانی و منطق امتیازدهی

·          دارا بودن شرایط عمومی ارزیابان بر اساس رویه‌های جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی و پایبندی به ارزش‌های اخلاقی، اهداف و استراتژی‌های اصلی فرآیند جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی

 
حق عضویت: 

ارزیابان آخرین دوره جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی كه سابقه همكاری دو سال یا بیشتر را با این جایزه ملی دارند، در صورت احراز شرایط عضویت، به مدت یكسال به طور رایگان عضو كانون خواهند بود. سایر متقاضیان حائز شرایط، برای عضویت در كانون باید حق عضویت سالانه پرداخت ‌نمایند.

مدارک لازم برای عضویت:

·          تکمیل فرم درخواست عضویت در كانون ارزیابان مركز تعالی سازمانی 

·          دو قطعه عکس 4*3 

·          تصویر صفحه اول شناسنامه

·          رسید بانکی مبنی بر پرداخت حق عضویت

 
مدت اعتبار و شرایط تمدید:  

مدت اعتبار عضویت ارزیابان در كانون به مدت یك سال از تاریخ صدور است.

به هنگام درخواست تمدید عضویت، اعضاء باید شرایط ذكرشده در بند "شرایط عضویت" را دارا باشند و این شرایط در هر دوره مجدداً مورد بررسی قرار می‌گیرد.